A. Group Reservations:
Conducting a reservation request for a group shall be treated differently than accommodating a reservation of individual guests (i.e. Frequent Independent Traveler). The main reason is that individual reservation requests are treated by the reservation department, while group reservations are initiated by the Sales & Marketing division, and finalized through a careful coordination of the reservation from one hand and the marketing from the other.
Below is a detailed procedure of how group reservation, in a typical hotel, is conducted:
1. A group representative, a member of the travel agency or the tour operator, not individuals, shall communicate group reservations' request to the hotel's marketing department
2. Upon availability, the hotel's reservation department shall block the requested number of rooms for this very group
3. The Hotel shall give a deadline for the group, in order to receive their final list. That deadline is called Cut-off Date
4. After receiving the final list, the reservation department shall change the desired number of rooms' status from blocked to booked (or reserved) rooms, and release the remaining rooms (if any left) as vacant
5. If the hotel did not receive the final list by the cut-off date, then the reservation department has all the right to cancel the group reservation and release all the initially booked rooms into vacant rooms. However, management shall use this right with precautions especially when it comes to groups reserving from travel agencies and tour operators of which the hotel is frequently operating. (www.thm.bilkent.edu.tr/~jamel/RDM/.Reservation.doc)
Procedure:
1. Greeting, offer helping.
2. Asking the guest request
3. Checking the available of room
4. Asking for the name, if we have known that he / she is VIP guest, not necessary to ask their details, because we have had the details already and also the request of the guests. It is done to make the process be faster. So they will satisfy more.
5. Repeat the reservation, to make sure that there is not mistake.
6. Closing the process by saying thank you, hoping for the coming.
Buat "VIP Treatment Order Form" rangkap 3 (tiga)
- Original : F & B Departemen (Food & Beverages Order) / Housekeeping (Flower Order)
- Ist Copy : Cost Control
- 2nd Copy : File Catatan : VIP TR Order Form. Dibuat apabila ada permohonan dari manajemen.
C. Pembatalan Pemesanan Kamar (Cancelation of Reservation)
Adalah terjadinya pembatalan terhadap pemesanan kamar yang telah dilakukan sebelum waktu kedatangannya di hotel, kemudian hotel akan memberikan kode/nomer pembatalan reservasi kepada tamu sebagai bukti bahwa telah terjadi pembatalan. Di beberapa hotel yang tingkat hunian kamarnya tinggi akan menetapkaan peraturan jika pembatalan kamar terjadi setelah jam 18.00 maka advance payment for reservation akan dipotong 50%. Jika terjadi pembatalan pemesanan kamar, maka petugas reservasi akan melakukan hal sebagai berikut:
a. Mengambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan
b. Menanyakan alasan pembatalan kamar serta mengisi formulir pembatalan dengan lengkap
c. Mencoret slip pemesanan kamar
d. Hapus data pada tabel pemesanan kamar
e. Simpan kembali pada arsip
Adalah terjadinya pembatalan terhadap pemesanan kamar yang telah dilakukan sebelum waktu kedatangannya di hotel, kemudian hotel akan memberikan kode/nomer pembatalan reservasi kepada tamu sebagai bukti bahwa telah terjadi pembatalan. Di beberapa hotel yang tingkat hunian kamarnya tinggi akan menetapkaan peraturan jika pembatalan kamar terjadi setelah jam 18.00 maka advance payment for reservation akan dipotong 50%. Jika terjadi pembatalan pemesanan kamar, maka petugas reservasi akan melakukan hal sebagai berikut:
a. Mengambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan
b. Menanyakan alasan pembatalan kamar serta mengisi formulir pembatalan dengan lengkap
c. Mencoret slip pemesanan kamar
d. Hapus data pada tabel pemesanan kamar
e. Simpan kembali pada arsip
(http://smipusi.blogspot.com/2011/01/penanganan-perubahan-pembatalan-dan.html)
D. Individual Guest
D. Individual Guest
- Telephone diterima kemudian dijawab dengan cepat.
- Pertama-tama disambut dengan ucapan greeting (selamat pagi, siang, sore atau tawarkan bantuan dengan ramah). Misalnya : Good Morning,reservation, may I help you ?.
- Tanyakan jumlah dan tipe kamar, jumlah hari menginap, tanggal tiba dan tanggal berangkat.
- Lihatlah dan cek keadaan kamar pada tabel atau laporan harian dan tamu diminta untuk menunggu sebentar.
- Apabila permintaan telah dipenuhi, sampaikan informasi tipe kamar dan harga kamar tanpa menyebut nomor kamar.
- Tanyakan nama yang memesan tersebut, kemudian nama tamu yang akan menginap, instansi serta alamat yang jelas, dan jenis pembayaran (Payment Types). Usahakan meminta deposit atau surat jaminan bila rekening tamu tersebut akan ditanggung atau dibayar oleh perusahaan. Hal ini dapat dilakukan sebelum tamu tiba dihotel, dan jangan lupa mencatat jikalau ada permintaan khusus.
- Isilah formulir pemesanan kamar dengan lengkap.
- Setelah data yang diterima telah lengkap seyogyanya kita mengulangi kembali data pesanan yang diinginkan untuk menghindari terjadinya kesalahan atau kekeliruan, kemudian diakhiri dengan standard Greeting :
- "Thank you for your Reservation, and looking forward to see you as soon in our hotel". Bila tamu menginginkan konfirmasi dari hotel, hotel akan mengirimkan "Confirmation letter / Voecher", sekaligus ditanyakan :
- Jam tiba / jam berangkat (Arrival / Departure).
- Transportasi yang digunakan , apakah perlu jemputan.
- Sampaikan ucapan terima kasih atas pesanan kamar yang dilakukan oleh yang bersangkutan
Free Template Blogger collection template Hot Deals BERITA_wongANteng SEO theproperty-developer
0 komentar:
Posting Komentar